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T.O.M.  Total Output Managment

Kipp

 

Total Output Management (T.O.M.) von

 Kipp

und Poffo UTAX Consulting

 

 
T.O.M. - die konsequente Weiterentwicklung des
Seitenpreiskonzeptes in der
Bürokommunikationstechnik

 

 

Rationalisierung und Kostenoptimierung gehören für die meisten Unternehmen zu den wichtigsten operativen Zielen.

Im Fokus der Unternehmensleitung sind Wirtschaftlichkeit, konjunkterelle Lage und Globalisierung wichtige Parameter, gerade in der Bürokommunikation betriebliche Kostenstrukturen zu bewerten.

Solche Ergebnisse müssen nicht zwangsläufig zu Personalkonsequenzen führen. 

 

 

Wie ist die Situation, die in vielen
Unternehmen
anzutreffen ist?

Heterogene Druck-, Kopie- und Faxlandschaften in den Unternehmen führen oft eher zu einem "Kostenwirrwarr" anstelle von Kostentransparenz. Viele Unternehmen haben die Einkaufsverantwortung für "Druck" und "Kopie" noch immer getrennt. Der Einkauf ist für die Kopie und die IT-Abteilung für den Druck zuständig.

Während sich bei Kopierern die Miete auf All-in Basis bereits seit Jahren durchgesetzt hat, werden Drucker und Faxgeräte aufgrund "günstigeren" Kaufpreisen vielfach eingekauft. Bei diesen Geräten werden zu häufig teilweise horrende Kosten für Service, Wartung und Verbrauchsmaterialien in den Kalkulationen nicht berücksichtigt. Diese Mischbetrachtung aus Kauf und Miete erlaubt jedoch weder eine genaue Kalkulation, noch die aus Kostenoptimierungsgesichtspunkten notwendige Transparenz.

Hinzu kommen die teilweise sehr hohen administrativen Kosten wie die Rechnungsprüfung, der Lagerhaltung und Kommissionierung von Verbrauchsmaterialien, für Einkaufspreise wie Angebotseinholung und Beschaffung oder notwendige Auswertungen von Statistiken.

Kosten, die in der Regel jedoch nicht in eine Kalkulation eingehen.

 

 

Idealerweise nutzt das Unternehmen die
Seitenpreislösung. 

Dabei handelt es sich nicht nur um ein All-in-Vertragskonzept, das die Investition, den Service und die Wartung sowie die Lieferung von Verbrauchsmaterial umfasst.

Wesentliche Bestandteile dieses Konzepts sind Dienstleistungen.

Diese beginnen bei der Ist-Analyse des gesamten Workflow eines Unternehmens (Anschaffungskosten, Kosten für Verbrauchsmaterial und Service, aber auch Stellenplatzanalyse, Laufweganalye u.v.m.).

In der weiteren Umsetzung werden dann Arbeitsabläufe und Gerätestellpläne optimiert, das richtige System mit den gewünschten Leistungsmerkmalen am jeweiligen Standort aufgestellt und elektronisches Formularmanagement eingeführt. Viele Hersteller bieten bereits heute schon Überwachungssoftware für die netzeingebundenen Geräte sowie Lösungen an, die eine konstante automatische Kostenüberwachung erlauben.

Über dieses Seitenpreiskonzept erhält das Unternehmen einen einheitlichen Seitenpreis, egal ob das Output über einen Drucker, Kopierer oder ein Faxgerät generiert wird. Enorme Einsparpotentiale werden dabei erzielt. Ergänzend können Scan- und Archivierungs-vorgänge eingebunden werden.

 

 

Welche Nachteile sind
mit Seitenpreiskonzepten
verbunden? 

In allen Seitenpreiskonzepten, die am Markt angeboten werden, verpflichtet sich jedoch das Unternehmen, eine Mindestmenge an Seiten abzunehmen und zu bezahlen, unabhängig davon, ob die Seiten verbaucht werden oder nicht. Welches Unternehmen ist aber in der Lage, den Druck-, Kopier- und Faxbedarf der nächsten 4 - 5 Jahre exakt vorauszusagen?

Alle Festlegungen beruhen auf Ist-Zahlen, ohne die möglichen Veränderungen in der Zukunft zu berücksichtigen. Erst in der Nachkalkulation, also wenn ein Vertrag ausgelaufen ist, ist es dem Unternehmen mögliche, festzustellen, ob der Vertrag so wirtschaftlich und kostengünstig war, wie bei Vertragsabschluss angenommen.

Avisiert ein Unternehmen heute 100.000 Seiten / pro Monat und schließt darüber einen Vertrag mit einem Seitenpreis von 0,04 € ab, so steigt der Seitenpreis, wenn im Durchschnitt über die gesamte Laufzeit 10.000 Seiten (- 10%) monatlich weniger benötigt werden, auf 0,045 €.

Auch nichtgeplante Mehrnutzung kann zu Problemen führen.

Eine steigende Reperaturhäufigkeit und damit vermehrte, ausfallbedingte Standzeiten von Geräten führen zu solchen Problemen, da diese meist nicht auf diese Mehrnutzung ausgelegt sind.

Viele Unternehmen beklagen auch die erheblich eingeschränkte Felxibilität, Geräte auszutauschen, zusätzlich benötigte Geräte oder notwendiges Zubehör zu mieten und nicht mehr benötigte Geräte zurückgeben zu können.

 

 

Total Output Management (T.O.M.) von Kipp
und Poffo
UTAX Consulting ist die konsequente
Weiterentwicklung der Seitenpreislösungen 

T.O.M. ermöglicht den Unternehmen, die Investition in Druck, Kopie und Fax zu einem einheitlichen "All-in-Seitenpreis". Im Gegensatz zu herkömmlichen Lösungen geht das Unternehmen mit T.O.M. jedoch sicher, tätsächlich nur den Seitenpreis zu bezahlen, der vereinbart wurde, unabhängig davon, ob der Outputbedarf steigt oder fällt.

 

Während alle herkömmlichen Lösungen mit einer periodenbezogenen (z.b. monatlich oder vierteljährlich) Mindestabnahme bzw. Freiseiten arbeiten, ist die Grundlage von T.O.M. eine Gesamtabnahmemenge von Seiten. Die Laufzeit ist variabel. Deshalb kann das Unternehmen die vereinbarten Seiten in kürzeren oder längeren Zeitraum als bei der kalkulatorischen Vertragslaufzeit nutzen, eben solange bis die Gesamtabnahme erreicht ist, ohne dass sich der Seitenpreis ändert.

Der Seitenpreis ist häufig auch deshalb günstiger im Vergleich zu herkömmlichen Seitenpreiskonzepten, da der Lieferant keine überdimensionierten Geräte mehr anbieten muss, um das Risiko ungeplanter Mehrnutzung auszuschalten.

Mit T.O.M. ist die Nutzung über die Gesamtabnahmevereinbarung bekannt und damit auch die Auslastung der Geräte. Das Ziel, eine Optimierung der Geräteausstattung und Arbeitsabläufe im Unternehmen zu erreichen, ist jetzt tatsächlich realisierbar. Auch die Zeiten von ärgerlichen Standzeiten wegen Reperaturen (durch nicht geplante Mehrnutzung) gehören der Vergangenheit an.

 


 
Vertraglich zugesichert erhält das
Unternehmen die
Optionen
  • Geräte auszutauschen
  • Geräte umzustellen
  • Zusätzlich benötigte Geräte oder notwendiges Zubehör zumieten und
  •      nicht mehr benötigte Geräte zurückgeben zu können

 


 

Das bedeutet höchstmögliche Flexibilität im Outputmanagement.

Das Unternehmen spart mit dieser Lösung enormen Zeitaufwand und damit Kosten ein und erhält "alles aus einer Hand".

...und behält seinen gewohnten und gewünschten Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Bürotechnik.

Kipp und Poffo ist ein eingetragenens Warenzeichen und das

"Total Output Management" (T.O.M.)

Konzept haben wir uns "auf die Fahne" geschrieben.

 

 

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